Google 時代一定要會的整理術

最近讀了一本新買的書「Google 時代一定要會的整理術」,作者是Google 前資訊長,他自小患有失讀症,因自身學習歷程太艱辛,他花了許多時間試圖找出學習障礙的原因,後來還在普林斯頓大學取得認知科學博士學位,且成為一位擅於整理資訊的達人,也許他的經驗可以給讀者一些省思,發展出一套能掌握自我節奏的生活模式。其實,我本身學習也曾遭遇不同瓶頸,雖然已經離開學校,也工作好多年,甚至都準備為人母,但有時總覺得學習讓生活更有效率、更有自信是很重要的,人生的不同階段,依舊有不同的責任或夢想,但若思緒苦亂是很難有成就的,所以一定要有一套屬於自己的整理術。

本書連結人腦、人性及科技的角度,書中提及的觀念,我簡單整理出幾點:

【雞尾酒效應】
雞尾酒會效應是指人的一種聽力選擇能力。例如,當我們和朋友在一個雞尾酒會或喧鬧場所談話時,儘管周邊的噪音很大,我們還是可以聽到朋友說話的內容。同時,遠處突然有人叫自己的名字時,我們也會馬上注意到。而這個觀念的重點是,雖然資訊氾濫,但值得我們注意的,卻只有當下需要用到的事或對我們還算重要的資訊,其他的就只是雞尾酒會裡喋喋不休的背景噪音。而我們的腦如何決定那些資訊值得抓住?那些不值得?這就是記憶的運用了。

【把不重要的資訊從腦袋中移出】
一般我們注意到某個事物,它就進入短期記憶,我們會判斷是否有任何意義,接著決定要不要處理,但短期記憶通常無法容納超過九件事,也驅使我們要把多餘資訊從腦袋中移出,否則當超載時,我們可能會忘記原本該記住的重要資訊。

【同時處理多項任務,通常只會更沒效率】
現今社會,我們常常要同時處理多項任務,但這樣有時反而會妨礙你的腦做事,一旦不小心,資訊無法進入短期記憶,就會想不起來,要靠編碼成為長期記憶將變得更困難。

【用故事來記事情】
另外,有一個成功將某事物編碼的最佳方式,就是給他一個故事,而且為了日後順利回想,在編碼前就先想好日後會在什麼情況下用到它。

【避免腦被太多選擇疲勞轟炸】
人腦不善於做出好決定的原因很多,其中一個是「選擇混亂」,所以我們應該將手邊選擇攤在眼前,逐項檢視,一次只專注一個選項,聚精會神思考,從中選擇出最適合我們的理想決定。

【目標的重要性】
列出目標可幫助我們剔除不重要的因素,因此讓我們更容易做決定,有了目標,才能專注在重要事項,做起事來也會更有條理。雖然我們的大腦非常的奧妙,但卻也有其限制,利用後天的整理術來彌補人腦的先天限制,對每一個人都很重要。

【分享知識才是力量】
很久以前,知識曾經是力量,在知識不易取得、不易傳播的年代、學校不普及,只有少數人擁有知識的年代,知識是熱門產品。但直到今日,各式各樣的傳播媒體、網路資源等,知識傳播已無遠弗界,例如上google搜尋,就可不需花大心力,大家都能很輕鬆取得世界各地的資訊。其實這就是一種觀念的改變,不論我們是在職場上想要順利完成工作,或是想要生活更井然有序,若懂得跟人分享所知不藏私,我們將做的更好,壓力也會更小。

【更聰明做事,善用手邊的各種工具和科技】
世界瞬息萬變,我們希望花最少時間,做最多事情,最好是使用最少的資源,其實有許多科技的整理方法,等著我們去學習,正視生活中根深柢固的變化,善用我們能負擔的起科技產品來改善生活。

【正視我們的個人限制】
認清我們每個人都有自己獨特的限制,不論是生理或心理方面,還是社會加諸在我們身上,而限制可分成兩種:假想和真實,我們必須認清,才不會白白浪費時間在不存在的限制。但有時要找出自己真實的限制並不簡單,因此請別人客觀分析是有其必要的。認清自己的真實限制,發展應對之道,因為當遇上突發狀況，壓力升高時,會影響腦力,造成問題更大,所以要防範於未然,危機爆發時,才能從容應對。

【懂得變通】
有了明確目標,我們比較知道哪些一定該做,針對目標衍生出來的結果,我們要懂得變通。我們必須打開眼界、拓展新策略,一旦原來的辦法行不通,一定還有其他辦法可用。有時也可以借用別人的經驗,再加上自己的看法,想想自己可用的資源,如人力、時間、金錢、資訊等有那些,那些該做,那些不該做,列出潛在的正反結果,做出最佳的決定。


【全新整理術】
整理術因人而異,要能因個人經驗、差異、限制量身訂做,並盡可能善用科技,「搜尋」是全新的整理概念基礎,無須花時間精力歸檔重要資訊,日後也不用費時費心翻找,我們要做的就只有「搜尋」。例如Gmail是一種雲端郵件服務,可做為個人檔案庫,只要透過連線電腦或手機,隨時可以搜尋到資訊。此外,在網路的搜尋,同樣的搜尋,但使用不同的搜尋引擎,結果一定不一樣,且當愈懂得搜尋的技巧,就能愈快愈明智剔除不重要的資訊,也讓我們有足夠心思專注在重要的資訊上。

【重複的重要性】
我們每天都在接收大量資訊,要擺脫不必要的東西,首要之務就是做好過濾。重複我們所過慮出有用的資訊能幫助日後回想,例如,每週挪出空檔重新審視過去一週蒐集的資訊,不管讀書內容、工作記錄、電子郵件、加入書籤的網頁等。當全神貫注再次審視這些資料,我們會更容易記住,當我們需要用到這放資料時,回想速度愈快,我們就愈有組織,也愈能成功。

【適時使用紙張】
我們正經歷紙張與電子工具的轉換期,要用紙張或電子工具管理我們的資料,有時很難決定,所以盡可能弄清楚各種資料對我們的用途,可幫助我們選擇合用工具。雖然我們一直強調科技產品帶來的便利,但紙張也有其利處,例如我們在進行腦力激盪的活動時,我們可以將想法寫在便利貼海報上,利用剪貼方式重組資料,這有助於看出它們的模式,讓主題逐漸明朗。還有隨身攜帶小筆記本,當想寫的東西不方便用電腦或手機時,筆記本就相當好用。

【避免用腦過度】
當我們前一刻還在某個情境,或專注在某個工作或資訊,下一刻卻要做另一件不相關的事情時,我們等於經歷一場情境轉換,在我們轉換情境時,我們的腦必須把目前留在短期記憶的東西移到長期記憶,挪出空間給新資訊,然而這些資訊就容易在這過程中流失了。情境轉換愈頻繁,以及各情境間關聯性愈低,你的腦就會愈辛苦。但當我們無法避免情境轉換,我們可以替自己記下註記,供日後轉換情境參考,這會讓過程更順利,或將情境相似的事務安排在前後進行,減輕大腦的負擔。

【未雨綢繆】
面臨突如其來的巨大挑戰,我們很難做出合理、非情緒化的決定,因為我們無法專心思考,壓力大也會使我們忘東忘西,容易犯錯,所以此時可請親友、同事或可信任的人從旁幫忙,甚至將自己搜尋來的方法,過濾、整理、記下筆記,分享親友請他們給意見。雖然我們無法預測未來,但平時我們也可以試著擬定一套計劃,當意外發生時,才知道如何處理。放眼未來,也要活在當下,在危機發生前,我們就具備熟練的整理技巧,我們就能夠有更多的心思與精力活在當下。

雖然世上難有一套整理系統是十全十美的,但我們還是要誠實面對自己優劣勢,儘可能使用我們所熟悉的工具,幫助自己組織生活,更加從容應付未來!


閱讀書目: Google 時代一定要會的整理術 / 作者 : 梅瑞爾 Douglas C. Merrill & 馬丁 James A. Martin